CAMPI AVANÇADO

Orientação sobre os procedimentos de licitações, compras e contratos.

1. Considerando a estrutura multicampi do IFMT, a qual define que os Campi Avançados de Diamantino, Guarantã do Norte, Lucas do Rio Verde, Sinop e Tangará da Serra são vinculados à Reitoria do IFMT e, portanto, executam suas aquisições e contratações na UASG 158144.
2. Considerando que a Diretoria de Administração (DAdm) da Pró-Reitoria de Administração (Proad) é o setor responsável por coordenar as atividades relacionadas a licitações, compras e contratos. A equipe do setor elaborou o presente documento com a  finalidade de promover a orientação às equipes dos Campi Avançados do IFMT.
3. Os próximos tópicos irão tratar de procedimentos e uniformizações a serem seguidas:

1. A Diretoria de Administração da Proad utiliza PÂMELLA é a responsável por garantir a publicização dos contratos. 
2. ROSE A Diretoria de Administração da Proad…. inserir Cada Campus Avançado é responsável por  inserir os contratos no módulo SUAP contratos, bem como os fiscais, aditivos, apostilamentos, documentos relacionados (edital, termo de referência, etc), ocorrências, garantias e os colaboradores do contrato (se for um contrato com mão de obra exclusiva).
3. ROSE Cada Campus Avançado é responsável …. inserir 
4. Obedecer às definições do Manual de Fiscalização de Contratos com mão de obra exclusiva, que é o instrumento que normatiza os atos e a cronologia processual dos contratos. 

1. A Diretoria de Administração da Proad é o setor responsável pela elaboração das portarias da equipe de fiscalização e da equipe de planejamento.
2. Cada Campus Avançado é responsável por indicar os servidores que irão compor a equipe. Nas indicações, devem vir informados os nomes completos de servidores, número de matrícula e função na equipe (fiscal técnico, fiscal administrativo ou gestor de contrato, e se titular ou substituto), bem como deve ser precedida de comunicado prévio ao servidor. 
3. Outras solicitações de composição e/ou alteração de portarias de fiscalização podem ser solicitadas por ofício ao Pró-reitor de administração e no e-mail dadm@ifmt.edu.br, com cópia a proad@ifmt.edu.br ou via despacho em processo tramitado ao RTR-CTR. 

1. As portarias emitidas pela Reitoria serão relacionadas aos servidores designados e aberto um processo principal de fiscalização do contrato, com solicitação de ciência aos interessados, este processo de fiscalização será relacionado ao processo de contratação se este estiver tramitado no CTR. 
2. Os servidores responsáveis pela fiscalização nos Campi Avançados ao abrir processos de pagamentos mensais devem elencar o fornecedor e os demais membros da equipe de fiscalização como interessados no processo, bem como relacionar este processo criado ao processo principal de fiscalização. 

1. Cada Campus Avançado é o responsável pela fiscalização administrativa dos contratos de prestação de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra de sua unidade. 
2. Para dar suporte a essa atividade, a Diretoria de Administração disponibiliza no site da Proad a página Fiscalização de Contratos. 
3. Na página, cada Campus Avançado deve consultar frequentemente os principais normativos sobre o tema, com destaque para o Manual de gestão e fiscalização de contratos de serviços terceirizados com dedicação exclusiva de mão de obra do IFMT que é o instrumento institucional para esta atividade.
4. É obrigatório o uso dos modelos de relatórios para fiscalização administrativa inicial, mensal, de repactuação, de liberação de valores em conta-depósito vinculada e de encerramento do contrato, que estão disponíveis como documentos eletrônicos no Suap.
5. O preenchimento eletrônico desses documentos deve ocorrer, conforme tipo de documento e modelos relacionados a seguir: 

• Tipo do Documento: Relatório de Fiscalização de Contratos
• Modelo: Relatório Fiscal Administrativo - Fiscalização inicial
• Modelo: Relatório Fiscal Administrativo - Fiscalização mensal
• Modelo: Relatório Fiscal Administrativo - Repactuação
• Modelo: Relatório Fiscal Administrativo - Extinção ou rescisão contratual
• Modelo: Relatório da Equipe de Fiscalização - Resgate da Conta-Depósito Vinculada

1. O cadastramento para abertura da conta-depósito vinculada será realizado pelo setor de contratos da Diretoria de Administração da Reitoria juntamente com a instituição financeira, após a assinatura do contrato pelas partes.
2. Assim que o procedimento for finalizado pelo banco, o gestor de execução do contrato do Campus Avançado será informado, pelo setor de contratos da DADM, para destacar no relatório do primeiro mês de prestação dos serviços, juntamente com a informação do valor a ser recolhido em cada Nota Fiscal.
3. O cálculo dos valores a serem depositados na conta deverão ser realizados pela equipe de fiscalização do contrato do Campus Avançado de acordo com o previsto no ANEXO XII da IN 05/2017.
4. Após o primeiro depósito, que ocorre no momento do pagamento da Nota Fiscal, será gerado o número da conta vinculada para as demais retenções. 
5. A equipe de fiscalização do Campus Avançado deverá solicitar à Diretoria de Administração esta informação para destaque nos relatórios mensais a partir do segundo mês de execução dos serviços.
6. Os extratos e saldos das contas vinculadas poderão ser solicitados pela equipe de fiscalização do Campus Avançado, pelo e-mail dadm@ifmt.edu.br, a qualquer momento ao setor de contratos da Diretoria de Administração, que realizará a consulta no sistema do Banco do Brasil.
7. Ao receber o processo, será emitido pela Reitoria ofício a ser enviado ao banco com as informações contidas no Relatório da Equipe de Fiscalização. Tanto o ofício de liberação como o comprovante de resgate serão anexados no processo aberto pelo Campus Avançado.
8. Para os procedimentos de resgate da conta e liberação de valores à contratada, a equipe de fiscalização do Campus Avançado deverá: 

• a) Abrir processo no Suap;
• b)Realizar a juntada de toda documentação de solicitação e comprovação apresentada pela contratada;
• c) Incluir o “Relatório da Equipe de Fiscalização - Resgate da Conta-Depósito Vinculada", devidamente preenchido;
• d) Tramitar o processo para RTR-DAC

1. Para as aquisições e contratações é de suma importância uma pesquisa de preços bem elaborada. Para tanto, os procedimentos relativos à forma como deve ser realizada a pesquisa de preços seguirá aos normativos vigentes da Secretaria Especial de Desburocratização, Gestão e Governo Digital/Secretaria de Gestão do Ministério da Economia. 
2. Permanecem regidos pela Instrução Normativa nº 73, de 5 de agosto de 2020, todos os procedimentos administrativos autuados ou registrados sob a égide da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993, da Lei nº 10.520, de 17 de junho de 2001, e da Lei nº 12.462, de 4 de agosto de 2011, incluindo contratações e eventuais renovações ou prorrogações de vigências respectivas, e pela Instrução Normativa nº 65, de 7 de julho 2021  todos os procedimentos administrativos autuados ou registrados sob a égide da Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021.
3. O Procedimento Operacional Padrão - POP de Pesquisa de preço para a obtenção do valor estimado está disponível para consulta no site da Proad (https://proad.ifmt.edu.br/conteudo/pagina/POP/)

1. Considerando o Sistema de Registro de Preços regulamentado pelo Decreto 7.892, de 23 de janeiro de 2013, o qual possibilita a administração realizar contratações por intermédio de licitações de outros órgãos e entidades por meio de Adesão, orientamos que cada Campi Avançado deverá:

• Consultar previamente a Diretoria de Administração da Proad, pelo e-mail dadm@ifmt.edu.br, sobre a intenção de adesão. 
• Consultar previamente todos os demais Campi Avançados Vinculados à Reitoria sobre a intenção da adesão, informando o item a ser aderido. Para não prejudicar o andamento do processo do Campus originador da demanda, a consulta se encerra em dois dias úteis da solicitação por e-mail podendo ser prorrogado a critério do campus originador.
• Caso haja interesse dos demais, considerar a demanda das unidades interessadas no seu processo de contratação.
• O Procedimento Operacional Padrão - POP para Adesão está disponível para consulta no site da Proad ( https://proad.ifmt.edu.br/conteudo/pagina/POP/)

Dispensa de Licitação

1. Orientamos que para todas as Compras Diretas utilizando a modalidade Dispensa de Licitação ( inciso I e II do Art. 24 da Lei 8.6666/93 ou inciso I e II do Art. 75 da Lei 14.133/21) o campus avançado deverá:

• Informar e consultar a DADM da Proad sobre a demanda, por e-mail dadm@ifmt.edu.br, antes de iniciados os documentos da fase preparatória da compra (DFD e Pesquisa de Preço e TR). Esta verificará sobre o limite de dispensa disponível e planejado.
• Após a Consulta, deverá consultar os outros campi avançados sobre o intenção da Compra Direta, e caso haja interesse, considerar a demanda das unidades interessadas no seu processo de contratação. Para não prejudicar o andamento do processo do Campus originador da demanda, a consulta se encerra em dois dias úteis da solicitação por e-mail.
• O Procedimento Operacional Padrão - POP para Dispensa de licitação  está disponível para consulta no site da Proad (https://proad.ifmt.edu.br/conteudo/pagina/POP/)

Inexigibilidade

1.   Na modalidade Inexigibilidade de Licitação ( Art. 25 da Lei 8.6666/93 ou Art. 74 da Lei 14.133/21) o campus avançado deverá:

• Informar e consultar a DADM da Proad sobre a demanda, por e-mail dadm@ifmt.edu.br, antes de iniciados os documentos da fase preparatória da compra (DFD e Pesquisa de Preço e TR). 
• Após a Consulta, deverá consultar os outros campi avançados sobre o intenção da Compra Direta, e caso haja interesse, considerar a demanda das unidades interessadas no seu processo de contratação. Para não prejudicar o andamento do processo do Campus originador da demanda, a consulta se encerra em dois dias úteis da solicitação por e-mail.
• O Procedimento Operacional Padrão - POP para Inexigibilidade de Licitação  está disponível para consulta no site da Proad ( https://proad.ifmt.edu.br/conteudo/pagina/POP/)

1. A Diretoria de Administração da Proad, ao verificar que há IRP aberta que possa atender às necessidades dos campi (materiais comuns a todos os campi avançados e reitoria), irá informar, via e-mail, aos Campi Avançados.
2. Os Campi Avançados, ao receberem o informativo sobre a IRP, deverão se manifestar de imediato sobre o interesse ou não interesse em registrar demanda.
3. A participação dos Campi Avançados na IRP está condicionada ao envio tempestivo do link do Documento de Formalização de Demanda (DFD) para o e-mail dadm@ifmt.edu.br.
4. A DADM poderá solicitar aos Campi Avançados envio de outros documentos adicionais, conforme critérios do Órgão Gerenciador da IRP.
5. A Diretoria de Administração da Proad será a responsável por garantir a elaboração dos demais documentos e o registro da demanda junto ao órgão gerenciador. 
6. A DADM irá definir o local de entrega dos materiais de acordo com a quantidade e especificidade do objeto. A decisão será com critérios que facilitem a instrução processual e aumentem a possibilidade de aceite pelo órgão gerenciador.
7. Em caso de interesse do Campi Avançado em participar de IRP não informada pela DADM, o campi será responsável individualmente por garantir todas as etapas necessárias para o sucesso no registro da demanda.
8. O Procedimento Operacional Padrão - POP para Participação em IRP de outros órgãos está disponível para consulta no site da Proad (https://proad.ifmt.edu.br/conteudo/pagina/POP/)

1. Se o Campus possui demanda em alguma Ata de Registro de Preços que está vigente, poderá solicitar a emissão da nota de empenho. Para tanto,  deverá realizar abertura de um processo através da Requisição de Compra de Materiais/Contratação de serviços (licitação realizada).
2. Certificar de que a demanda está registrada na UASG 158144, caso não esteja, solicitar ao Campus gerenciador da licitação que a remaneje para a UASG 158144.
3. Verificar a regularidade fiscal, Trabalhista, e consulta consolidada dos fornecedores e anexar as comprovações ao processo.
4. Emitir o Documento “Resumo para emissão da nota de empenho”.
5. Encaminhar o processo para RTR-DADM.

 Os processos antes da emissão da Nota de empenho passarão por Conformidade da Coordenação Geral de Compras da Reitoria. Serão analisados e dado o prosseguimento ou devolvidos caso seja apontado algum erro de formalização para regularização do Campus requisitante.