ADESÃO À ATA DE REGISTRO DE PREÇOS

Objetivo: 

Padronizar e otimizar as atividades de instrução de processos relativos à  adesão à Ata de registro de Preços “Carona”. 

Definições de termos:

• Demandante: Servidor/setor que necessita de um objeto para execução de suas atividades.

• Área administrativa: Respectivos setores na Reitoria ou Campus, Diretoria de Administração, Departamento de Licitações e Contratos,  Diretoria de Administração e Planejamento, Departamento de Administração e Planejamento ou Coordenação de Administração de Planejamento.

• Setor de Compras: Coordenação ou Departamento responsável pelas atividades de compras/licitações da unidade.

• Equipe de Planejamento: Equipe designada, composta por um membro da área administrativa preferencialmente do setor de compras, um membro da área requisitante e um membro técnico para elaboração dos estudos preliminares do processo de aquisição/contratação;

• Ordenador de Despesas: Autoridade máxima da unidade.

• Responsável pela área administrativa: Servidor(a) nomeado para exercer os cargos de Diretor(a) de Administração,  Diretor (a) de Administração e Planejamento, Chefe de Departamento de Administração e Planejamento ou Coordenador de Administração de Planejamento.

Orientações iniciais ao executor:

Ao iniciar um processo de Adesão o responsável pelo processo no Setor de Compras deve atentar-se para as seguintes informações:

1. Verifique no Edital/Termo de Referência-TR/Ata do Órgão Gerenciador se há previsão para adesão;
2. Verifique no Sistema Comprasnet se o item desejado possui saldo suficiente para o Órgão Gerenciador autorizar a quantidade que necessita;
3. O item que pretendo aderir está agrupado? Em caso afirmativo Verifique o que prevê no Edital/TR, pois muitas vezes só é permitido solicitar os itens do grupo todo, não podendo ser  o item isolado;
4. 3.1. Se o item for em grupo há um Acórdão que estabelece que o item desejado tem que o de menor proposta, ou seja o Fornecedor que ganhou o grupo deve ser o mesmo que ganhou o item.
5. Verifique se o(s) item(s) informado(s) no Documento de Formalização da Demanda - DFD são compatíveis com a descrição do(s) item(s) do Pregão do Órgão Gerenciador. Não necessariamente a descrição do item no DFD deve ser exatamente igual ao do Órgão Gerenciador, mas precisa ficar evidente que trata-se do mesmo produto, com as mesmas características. 
6. Verifique as certidões do Fornecedor antes de entrar em contato solicitando participação, pois caso esteja com alguma certidão vencida não é será possível concluir os procedimentos de adesão;
7. Verifique se o serviço ou bem registrado na Ata, decorre de licitação realizada pelo Sistema de Registro de Preços – SRP, promovida no âmbito da Administração Pública Federal direta, autárquica e fundacional, direta ou indiretamente pela União (arts. 1º, e 22, § 8º, do Decreto nº 7.892/13)? Em se tratando de serviços de tecnologia da informação e comunicação, a ata de registro de preços é gerenciada pelo Ministério da Economia ou foi previamente aprovada por esse Ministério? (art. 22, §10, do Decreto nº 7.892/2013)?
8. Ao final deste POP há uma série de perguntas e respostas sobre adesão é interessante a leitura antes de iniciar o processo.

Detalhamento dos procedimentos:

1.1 O demandante apresentará a área administrativa a sua necessidade, isso poderá se dar através de e-mail institucional encaminhado a área administrativa.

1.1.1 A área administrativa deverá verificar a forma em que disponibilizará o material/serviço ao demandante, certificará se há disponibilidade no estoque do almoxarifado ou patrimonio da unidade  ou ainda certificará se há uma ARP vigente com o item disponível só assim informará ao demandante se deve ou não iniciar um processo de aquisição/contratação.

1.1.2 Para os Campi Avançados:
1.1.2.1 Consultar previamente a Diretoria de Administração da Proad, pelo e-mail dadm@ifmt.edu.br, sobre a intenção de adesão. 

1.1.2.2  A área administrativa deverá verificar a forma em que disponibilizará o material/serviço ao demandante, certificará se há disponibilidade no estoque do almoxarifado ou patrimonio da unidade  ou ainda certificará se há uma ARP vigente com o item disponível só assim informará ao demandante se deve ou não iniciar um processo de aquisição/contratação.
 

1.1.2.3 Consultar previamente todos os demais Campi Avançados  sobre a intenção da adesão, informando o item a ser aderido. Para não prejudicar o andamento do processo do Campus originador da demanda, a consulta se encerra em dois dias úteis da solicitação por e-mail, podendo ser prorrogado a critério do campus originador.

1.1.2.4 Caso haja interesse dos demais, considerar a demanda das unidades interessadas no seu processo de contratação.

1.2. 2. EMISSÃO DO DOCUMENTO DE FORMALIZAÇÃO DE DEMANDA(DFD) OU DOCUMENTO DE OFICIALIZAÇÃO DA DEMANDA (DOD).

• O DFD ou DOD deverá ser emitido pelo demandante. O documento deverá ser autorizado e assinado pelo seu superior imediato, pelo o Ordenador de Despesas, além dos fiscais indicados no referido documento. 

• O demandante preenche o DFD conforme instruções do modelo de documento, escolhe a opção “CONCLUIR” depois a opção “SOLICITAR” em seguida a opção “REVISÃO” e inserir na opção “REVISOR” o nome do servidor do setor de compras que realizará a revisão do documento;

• O responsável revisão do documento no setor de Compras irá receber a notificação de envio do documento via SUAP e retornará o documento para o modo rascunho e preencherá os itens 2.3 e 2.3.1 do DFD, além de revisar o documento, em seguida compartilhará com o responsável pelo setor administrativo;

• O responsável pelo setor administrativo analisa a demanda e confirma a conclusão do DFD para o demandante;

• O responsável pelo setor administrativo devolve o DFD para o demandante concluir o documento, assinar e solicitar as assinaturas dos demais. Em seguida, o demandante finaliza o DFD e  realiza abertura de processo processo.

• Após processo aberto, DFD preenchido, assinado por todos, documento finalizado no sistema SUAP, e anexado ao processo o demandante o encaminha para o setor administrativo, para que  este formalize a autorização.

• O Responsável pela área administrativa analisa e autoriza ou não o prosseguimento do processo.

3.DESIGNAÇÃO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO

• O  Responsável pela área administrativa indica formalmente a equipe de planejamento através de solicitação de portaria emitida pela autoridade máxima da unidade gestora.

•  Os agentes que comporão a equipe de planejamento poderão ser aquelas indicadas no DFD ou DOD.

• A equipe preferencialmente (Considerando a força de trabalho)deve conter um membro da área administrativa, um membro da área requisitante e um membro técnico;

• O Responsável pela área administrativa encaminha ao Setor de compras que registra o processo na planilha de Controle de Processos  (ano vigente) e;

• Despacha o processo para o presidente da comissão de equipe de planejamento que fará a elaboração do estudo técnico preliminar, mapa de riscos.

4. ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR / ETP DIGITAL, MAPA GERENCIAMENTO DE RISCOS.

• A equipe de planejamento elabora o ETP, Mapa de Gerenciamento de Riscos e o Estudo de Viabilidade.

• ETP nos processos da modalidade Adesão deve ser elaborado o ETP por força do normativo vigente deve  ser lançado no ETP Digital do Sistema Comprasnet 4.0 o usuário que lançar no Sistema deve possuir senha do SIASG. Após o lançamento deverá ser gerado o PDF do ETP digital  e ser anexado ao processo para a devida comprovação.

4.1.1. “A estimativa de valor da contratação realizada nos ETP visa levantar o eventual gasto com a solução escolhida de modo a avaliar a viabilidade econômica da opção. Essa estimativa não se confunde com os procedimentos e parâmetros de uma pesquisa de preço para fins de verificação da conformidade/aceitabilidade da proposta.” 

• Para aquisições de T.I. há um modelo específico de Estudo Técnico e Mapa de Riscos, e nestes casos não é lançado no ETP Digital.

• A Declaração de viabilidade ao final do ETP deve ser feita em todos os  processos. O estudo é realizado pela equipe de planejamento, analisado e autorizado pela área administrativa e o Ordenador de Despesas. A Declaração tem por objetivo identificar qual a solução é mais vantajosa para Administração, considere

1. Justificar a escolha da modalidade.
2. Comprovar que a demanda não será atendida pelas compras compartilhadas.
3. Justificar a impossibilidade de realizar uma licitação em caso de dispensas, inexigibilidades ou adesões.
4. Subsidiar o ordenador de despesas na decisão de autorizar a dispensa, inexigibilidade ou adesão.

• Mapa de Gerenciamento de Riscos confeccionar o Mapa somente nos casos em que os normativos vigentes exigirem.

• Após finalizados os documentos a equipe de planejamento o encaminha para a área administrativa que fará análise do processo e despacha para o setor de Compras para prosseguimento.
• O Setor de Compras verificará no DFD a informação se o(s) item(s) consta (m) no PAC/PGC do ano vigente. Caso não conste, deverá efetuar o lançamento no PAC/PGC do ano vigente, e observar que foi lançado no processo na aba “comentários” do processo no SUAP, informando o número do item lançado no PAC/PGC.

6. ESTUDO DE ESTIMATIVA DE PREÇOS

•  A Equipe de Planejamento juntamente com o demandante e área técnica deve elaborar o estudo de estimativa de preços:

• Um dos objetivos do Estudo de Estimativa de Preços, no caso de processos de Adesão, é demonstrar que aderir tal pregão é vantajoso para a Administração, ou seja, o Estudo de Preços deve demonstrar que o pregão a ser adotado tem o preço menor ou igual ao identificado no Estudo Estimativa de Preços.

• Realizar a pesquisa de preço para a obtenção do valor estimado mediante a utilização dos dos parâmetros dispostos na  IN nº 73/2020 e IN 65/2021:

• É fundamental constar formalmente nos autos os parâmetros introduzidos na pesquisa (ex: as palavras chave, o período, as especificações etc.) com a impressão da página web e dos documentos que julgar necessários, fazendo constar ainda os dados inerentes à pesquisa, tais como: responsável pela pesquisa, órgão consultado, número da licitação, meio de consulta, data da pesquisa, URL do site, CNPJ do fornecedor, quantidade e especificação do objeto, dentre outros.
• Quando a pesquisa de preços for realizada com os fornecedores, estes deverão receber solicitação formal (e-mail) para apresentação do orçamento, sendo-lhes enviado um modelo para preenchimento, podendo ser um orçamento próprio do fornecedor contanto que possua no corpo do documento: razão social, endereço, contato, CNPJ, descrição dos itens, valor, data e assinatura do responsável.
• Deve ser conferido aos fornecedores prazo de resposta compatível com a complexidade do objeto a ser licitado.
• Concluída a pesquisa de preços,  preencher a Planilha Padrão de Estimativa de Preços.

• A planilha Padrão de Estimativa de Preços deve ser salva em PDF, anexada no processo SUAP, o link da planilha já anexado no processo deve ser colocado no documento Estudo de Estimativa de Preços.
• Elaborar o documento Estudo da Estimativa de Preços (IN 73/2020 SG/ SEDGGD/ME) indicando-se o preço estimado.O Estudo de Estimativa de Preços deve ser assinado pela equipe de planejamento e então ser inserido no processo.

7. Termo de Referência

• A unidade demandante e o Setor de Compras, de forma conjunta, sob apoio e orientação desta, realiza a elaboração do Termo de Referência.
• Considerando a coincidência da necessidade, o Termo de Referência elaborado pelo IFMT deve ser compatível com o Termo de Referência do pregão que será aderido. Adequando somente as informações exclusivas do Campus. Exemplo: Dados do Campus como endereço, contato. Mas o prazo de entrega e demais exigências devem ser compatíveis com o Pregão do Órgão Gerenciador.
• Previamente à elaboração do Termo de Referência e a fim de se evitar especificações equivocadas, proceder-se-á a criteriosa pesquisa de mercado, para que sejam verificadas as condições e as especificidades do mercado fornecedor do objeto que se pretende aderir.
• Encerrada a pesquisa de mercado e reunidas as informações referentes à especificação, qualidade, desempenho, prazos de entrega, garantia, etc, a unidade demandante e o Setor de Compras deverão elaborar o Termo de Referência, atentando-se para as seguintes responsabilidades:

• O Termo de Referência deve ser assinado pelo demandante, pela área de compras, pela área administrativa e aprovado e assinado pelo ordenador de despesas.

Importante

Lei 8.666/93 Art. 15. (….)
§ 7º. Nas compras deverão ser observadas, ainda:
I - a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de marca;
II - a definição das unidades e das quantidades a serem adquiridas em função do consumo e utilização prováveis, cuja estimativa será obtida, sempre que possível, mediante adequadas técnicas quantitativas de estimação;
III - as condições de guarda e armazenamento que não permitam a deterioração do material.

8. SOLICITAÇÃO AO FORNECEDOR DA INTENÇÃO DE ADERIR O PREGÃO

• O Setor de Compras solicita através de e-mail ou ofício endereçado ao fornecedor a intenção de aderir à Ata em que ele possui os preços registrados.

• Exemplo de e-mail a ser enviado:

• Anexar no processo o e-mail de solicitação enviado para o fornecedor;
• Anexar no processo o OFÍCIO do aceite do Fornecedor;

9. EDITAL E ANEXOS DO ÓRGÃO GERENCIADOR

• O Setor de Compras Anexar no processo o Edital, Termo de Referência e a Ata ASSINADA do Órgão Gerenciador. Estes documentos deverão ser anexados sem nenhuma alteração.
• Nos casos em que o Fornecedor não enviou a Ata Assinada, pode buscar o documento na página do site do Órgão Gerenciador, é uma solução alternativa.

10. AUTORIZAÇÃO DO ÓRGÃO GERENCIADOR

10.1. O Setor de Compras solicita através do sistema do COMPRASNET a Autorização do Órgão Gerenciador, esta autorização deve ser feita somente após o aceite do Fornecedor;

11. HABILITAÇÃO

• O Setor de Compras verifica a habilitação do fornecedor consultando:

Sistema de Cadastro Unificado de Fornecedores - SICAF;
Nos casos em que constam ocorrências verificar o âmbito da sanção e o prazo final;
Ocorrências de advertências, multas não são impeditivas para contratação/aquisição.

• Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas - CEIS, mantido pela Controladoria-Geral da União (www.portaldatransparencia.gov.br/ceis);

• Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Atos de Improbidade Administrativa, mantido pelo Conselho Nacional de Justiça (https://www.cnj.jus.br/improbidade_adm/consultar_requerido.php?validar=form);

• Lista de Inidôneos, mantida pelo Tribunal de Contas da União (https://contas.tcu.gov.br/ords/f?p=INABILITADO:CERTIDAO:0:)

• Para a consulta de licitantes pessoa jurídica poderá haver a substituição das consultas dos itens “10.5.2”, “10.5.3” e “10.5.4” acima pela Consulta Consolidada de Pessoa Jurídica do TCU (https://certidoesapf.apps.tcu.gov.br/)

12. DA REGULARIDADE FISCAL E TRABALHISTA E DEMAIS COMPROVAÇÕES

• O Setor de Compras anexar ao processo a  documentação relativa à regularidade fiscal e trabalhista, conforme o caso, consistirá em:
• Prova de regularidade para com a Fazenda Federal,
•  Prova de regularidade Estadual do domicílio ou sede do licitante para aquisição de mercadorias;
• Prova de regularidade Municipal  do domicílio ou sede do licitante  para contratação de serviços.
• Prova de regularidade relativa à Seguridade Social e ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), demonstrando situação regular no cumprimento dos encargos sociais instituídos por lei;  
• Prova de inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho, mediante a apresentação de certidão negativa;
• Painel Raio-X do Fornecedor da administração pública - Esta ferramenta apresenta o cruzamento de dados de fornecedores obtidos em base governamentais (cadastros, compras, sanções, tribunais, entre outras) e permite a identificação de seus comportamentos para uma melhor tomada de decisão nas contratações públicas acesse em https://paineldecompras.economia.gov.br/fornecedores/login.

• A planilha Padrão de Estimativa de Preços deve ser salva em PDF, anexada no processo SUAP, o link da planilha já anexado no processo deve ser colocado no documento Estudo de Estimativa de Preços.
• Elaborar o documento Estudo da Estimativa de Preços (IN 73/2020 SG/ SEDGGD/ME) indicando-se o preço estimado.O Estudo de Estimativa de Preços deve ser assinado pela equipe de planejamento e então ser inserido no processo.

13. LISTA DE VERIFICAÇÃO DA AGU

• O Setor de Compras deve emitir a Lista de Verificação da AGU e anexar no processo.

13.2. O Setor de Compras emite em seguida o documento resumo para emissão de nota de empenho  e encaminha ao setor responsável pela emissão.

14. Informação Orçamentária

•  Em seguida, deve encaminhar o processo para o Responsável pela área orçamentária da unidade solicitando informação orçamentária.

• Responsável pela área orçamentária da unidade verificará se há disponibilidade orçamentária para o elemento de despesa relativo ao bem requisitado, e responderá através do documento “Informe de Disponibilidade Orçamentária” com as informações orçamentárias. Este documento é assinado pelo o Responsável pela área orçamentária da unidade e autorizado pelo Ordenador de Despesas da unidade.

 15. AUTORIZAÇÃO DO ORDENADOR DE DESPESAS PARA EMISSÃO DO EMPENHO

• O Responsável pela área orçamentária encaminha para autorização do Ordenador de despesas e o processo estará disponível para emissão do empenho.

PERGUNTAS E RESPOSTAS SOBRE ADESÃO

Nas contratações em que o órgão ou entidade for participante de um Sistema de Registro de Preços (SRP), haverá a necessidade de realização das etapas previstas no ETP (seja na fase IRP, seja na adesão à Ata)?

Sim, pois apenas depois da elaboração dos ETP é que o órgão/entidade terá condições de decidir se a participação em SRP é a melhor solução, ou seja, a opção por participar de um SRP ou aderir a uma ata dar-se-á após o estudo preliminar da contratação.

• O setor requisitante, ao elaborar o Termo de Referência ou Projeto Básico, ainda poderá avaliar a pertinência de modificar ou não os Estudos Técnicos Preliminares?

Sim. Em qualquer momento da fase interna, o ETP poderá ser modificado. Logicamente, o reflexo da alteração deve recair sobre o Termo de Referência ou Projeto Básico. Inclusive, caso após o levantamento do mercado, a quantidade de fornecedores for considerada restrita, deve-se verificar se os requisitos que limitam a participação são realmente indispensáveis, flexibilizando-os sempre que possível.

• A estimativa do valor da contratação realizada no ETP já é a pesquisa de preços prevista na IN nº 73, de 2020?

Não. A estimativa de valor da contratação realizada nos ETP visa levantar o eventual gasto com a solução escolhida de modo a avaliar a viabilidade econômica da opção. Essa estimativa não se confunde com os procedimentos e parâmetros de uma pesquisa de preço para fins de verificação da conformidade/aceitabilidade da proposta.

• O pregão que vamos aderir tem que ter preço válido? (Comissão Analisar a resposta)

Se for uma pesquisa de preços de adesão e a planilha desconsiderar por ele ser o preço menor não tem problema. O objetivo do Estudo de Preços de uma Adesão é verificar se o pregão que se pretende aderir é o mais vantajoso para Administração 

• Colocar as solicitações de orçamentos não respondidos? (Comissão Analisar)

A IN 73/2020 diz que devemos informar todas as solicitações, inclusive aquelas não respondidas. Nestes casos é informado na planilha os dados que tiver do fornecedor e observar que o mesmo não retornou ou retornou informando que não tem aquele produto/serviço. O ideal é anexar no processo o e-mail que foi enviado da solicitação de orçamento

• No caso do Estudo de Estimativa de Preços para Adesão, qual método utilizar Menor Preço, Média ou Mediana?

Método Média

• O Valor estimado que a planilha Estimativa de Preços informa no final deve ser o valor do Pregão que vamos aderir? (Comissão analisar)

Não. O valor estimado deve ser igual ou maior que o valor a ser aderido, o objetivo do estudo de preços nos processos de adesão é verificar se o pregão que se pretende aderir é o mais vantajoso para a Administração.