A partir de 2021, todas as licitações devem ocorrer na UASG 158144. Em virtude da unificação, a Comissão de Compras do IFMT elaborou as orientações sobre os procedimentos a serem seguidos por todos os campi do IFMT. O Ofício Circular 01/2021 - RTR-DADM/RTR-PROAD/RTR/IFMT traz essas orientações.
Segue abaixo as uniformizações a serem seguidas em todos os processos licitatórios no âmbito do IFMT:
10.1 O Campus que estiver responsável pela licitação deve lançar a IRP na UASG 158144, porém a demanda do seu Campus deve ser lançada como participante, ou seja na UASG do seu Campus.
10.2 Para uniformização dos preâmbulos dos editais, principalmente para facilitar a identificação do Campus que está realizando o certame licitatório, incluiu-se no modelo disponível no Suap orientações para preenchimento do preâmbulo. Lembrando que para os demais itens do edital o usuário deverá sempre realizar o download dos modelos disponibilizados pela AGU (Advocacia Geral da União) em seu sítio eletrônico www.gov.br/agu. O modelo está disponível em Documentos Eletrônicos > Edital - Licitações > Edital para Licitações.
10.3 Para uniformização do e-mail de contanto presente nos editais, sempre ao elaborar um edital de licitação, deve-se informar o e-mail dos responsáveis pelo procedimento, haja visto que a realização das compras compartilhadas do IFMT atua de forma descentralizada entre seus campi, distribuindo a responsabilidade entre todas as suas unidades. Desta forma no edital do certame deve ser informado o e-mail do setor/comissão/servidor do campus responsável pela licitação (ex:cpl@ifmt.edu.br). Esta informação é indispensável para garantir o contato aos fornecedores participantes de solicitar cópia de edital, esclarecimentos, impugnação ou situação que necessite.
10.4 Para uniformização das publicações no site institucional, todas as publicações referentes aos processos licitatórios realizadas pelos campus devem ser publicizadas no site do IFMT (https://proad.ifmt.edu.br/conteudo/licitacoes/). Cada unidade deverá criar um link na página de licitações do site do campus que direcione ao site da reitoria. Desta forma, todas os documentos referentes aos processos licitatórios, devem ser encaminhados para o dadm@ifmt.edu.br reitoria/PROAD para publicação.
10.5 Para registro e controle do número sequencial das licitações, é necessário sempre que houver definição de equipe de planejamento e documentos de formalização de demanda (DFD) bem como Estudo Técnico Preliminar (ETP) , solicitar uma numeração sequencial para realizar a licitação. Esta numeração de sequência de licitações (exemplo: 01/2021, 02/2021…) após a unificação das UASGs, deve ser solicitada, juntamente com outros dados referente à licitação, enviando o e-mail para dadm@ifmt.edu.br. A solicitação deve sempre ser solicitada antes do envio à procuradoria do IFMT. No e-mail, enviar os seguintes dados:
a) Objeto:
b) Modalidade:
c) Número do Processo no SUAP:
d) Link do Processo no SUAP:
e) Link da Portaria de Designação de Equipe de Planejamento:
10.6 Sobre a portaria da Comissão Especial de Licitações, ela deve ser emitida pelo Ordenador de Despesas da Reitoria, tendo em vista que é uma licitação realizada na UASG 158144.
Enviar os seguintes dados para o e-mail dadm@ifmt.edu.br:
a)Modalidade:
b)Número da Licitação:
c)Número do Processo:
d)Membros:
- Nome Completo - Matrícula SIAPE XXXXXXX - Pregoeiro ou Presidente
- Nome Completo - Matrícula SIAPE XXXXXXX - Equipe de Apoio ou Presidente Substituto
- Nome Completo - Matrícula SIAPE XXXXXXX - Equipe de Apoio
10.7 Para uniformização das Atas de Registro de Preços informamos que, em observância às disposições do Decreto Federal 7.892/2013, cada Pregão deverá decorrer uma única Ata de Registro de Preços, independentemente do número de fornecedores. Exemplo: do Pregão n° 01/2021 deverá ser gerada a Ata n° 01/2021, a ser firmada com os fornecedores X, Y e Z. Para fins de uniformização, fica definido que o número da Ata será sempre correspondente ao número do Pregão. Exemplo: Pregão nº 01/2021 - Ata nº 01/2021; Pregão nº 02/2021 - Ata nº 02/2021, e assim sucessivamente. Quando se optar pela assinatura das Atas de Registro de Preços com Certificado Digital, deverá ser considerada como a data da assinatura da Ata de Registro de Preços a data referente à última assinatura no documento. Essa mesma definição se aplica à vigência da ata a ser lançada no SIASG. Desta forma no campo “Cidade-MT, dia, mês e ano” deve ser utilizado o termo: “Cidade, data da última assinatura dos responsáveis”.
10.8 A solicitação de alteração de UASG deve ser encaminhada via e-mail para: senhas.dcf@ifmt.edu.br e proad@ifmt.edu.br. No e-mail, enviar os seguintes dados, em tópicos:
1 - Solicito a alteração de UASG do servidor abaixo para que possa (justificar a necessidade) referente ao Pregão XX/202X cujo objeto é XXX.
a) Nome completo do servidor
b) CPF do servidor:
c) Nome da Unidade e UASG de origem:
d) Nome da Unidade e UASG de destino:
Política de compras compartilhadas
No âmbito do IFMT, é a política onde os Campi e Campi avançados se juntam para que um deles realize uma licitação para a contratação de um conjunto de produtos e/ou serviços de modo a atender a necessidade de todos os envolvidos.
Em 2015, através da Instrução Normativa IFMT nº 02, de 27 de janeiro, ocorreu a implantação e regulamentação dos procedimentos relativos às compras compartilhadas no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Mato Grosso (IFMT). Desde então, as nossas aquisições ocorrem de forma mais organizada e em rede.
O instrumento supracitado foi reformulado em 2018, por meio da Instrução Normativa IFMT n.º 03, de 27 de setembro. E, recentemente, após a realização de um mapeamento de processos pelos servidores dos setores de compras e licitação da PROAD, cujo intuito foi elevar o nível de desempenho dos procedimentos, promulgou-se a Instrução Normativa IFMT Nº 02, em 10 de junho de 2019.
Como funciona?
A partir das demandas elencadas no Plano Anual de Contratações - PAC de todos os Campi, Diretoria de Administração da Proad identifica as necessidades comuns aos participantes.
Em seguida, em reunião periódica do Conselho de Administração e Planejamento - COPLAN é elaborado o Cronograma de Execução das Compras Compartilhadas, onde é definido qual Campus será responsável em gerenciar o processo licitatório, levantar a formalização das demandas dos participantes, elaborar um único Termo de Referência englobando a necessidade de todos e, então, realizar uma única licitação.
Como resultado dessa licitação, é assinada uma ata de registro de preços, a partir da qual cada participante assina um ou mais contratos de acordo com suas necessidades. Cada participante gere os seus próprios contratos, comunicando ao órgão gerenciador qualquer anormalidade observada durante a sua execução.
Quais as vantagens de se adotar as compras compartilhadas?
A vantagem da realização de compras de maior vulto para a obtenção de ganhos de escala, economia de esforços através da redução de processos repetitivos, assim minimizando o número de processos administrativos, além de propiciar um melhor planejamento das necessidades (contratações periódicas) e maior racionalidade burocrática.
E para o licitante, há vantagens?
Em decorrência da economia processual, os licitantes podem participar de uma única licitação, possibilitando dirigir seu esforço uma única vez, ao invés de participar de forma dispersa de vários certames licitatórios. Além disso, um volume maior de fornecimento concede aos licitantes a vantagem de oferecer preços mais baixos e ganhar na escala dos bens e serviços a serem fornecidos. Por fim, especificações técnicas melhores favorecem licitantes com produtos melhores e mais preparados, que passam a ter mais chances de vencer o processo.