POP - Procedimento Operacional Padrão

1. APRESENTAÇÃO DA DEMANDA

• O demandante apresentará à área administrativa a sua necessidade, isso poderá se dar através de e-mail institucional encaminhado a área administrativa.
•  A área administrativa deverá verificar a forma em que disponibilizará o material/serviço ao demandante, certificará se há disponibilidade no estoque do almoxarifado ou patrimonio da unidade ou ainda certificará se há uma ARP vigente com o item disponível.
• Somente após esses levantamentos, a área administrativa irá informará ao demandante se deve ou não iniciar um processo de aquisição/contratação.

2. FORMALIZAÇÃO DA DEMANDA

Para iniciar um processo de aquisição/contração, o demanante é o responsável emitir o documento para formalizar sua demanda, conforme objeto.

• Documento de Formalização de Demanda (DFD) - materiais e serviços gerais
• Documento de Oficialização da Demanda (DOD) - materiais, equipamentos e serviços de Tecnologia da Informação e Comunicação 
• ou DOD deverá ser emitido pelo demandante. A demanda descrita no documento deverá ser autorizada pelo Ordenador de Despesas da unidade, além dos fiscais indicados no referido documento.

•  O demandante preenche o DFD conforme instruções do modelo de documento, escolhe a opção “CONCLUIR” depois a opção “SOLICITAR” em seguida a opção “REVISÃO” e inserir na opção “REVISOR” o nome do servidor da área administrativa que realizará a revisão do documento;

•  O responsável revisão do documento no setor de Compras irá receber a notificação de envio do documento via SUAP e retornará o documento para o modo rascunho e preencherá os itens 2.3 e 2.3.1 do DFD, além de revisar o documento, em seguida compartilhará com o responsável pelo setor administrativo;

• O responsável pelo setor administrativo analisa a demanda e confirma a conclusão do DFD para o demandante;

• O responsável pelo setor administrativo devolve o DFD para o demandante concluir o documento, assinar e solicitar as assinaturas dos demais. Em seguida, o demandante finaliza o DFD e realiza abertura de processo processo.

• Após processo aberto, DFD preenchido, assinado por todos, documento finalizado no sistema SUAP, e anexado ao processo o demandante o encaminha para o setor administrativo, para que este formalize a autorização.

• O Responsável pela área administrativa analisa e autoriza ou não o prosseguimento do processo.

 3. DESIGNAÇÃO DA EQUIPE DE PLANEJAMENTO

•  O Responsável pela área administrativa indica a equipe de planejamento da contratação, a designação devido a contratação direta não necessita ser através de portaria, para tanto deve ter ciência dos indicados. Os agentes que comporão a equipe de planejamento poderão ser aquelas indicadas no DFD ou DOD.

•  A equipe preferencialmente (Considerando a força de trabalho) deve conter um membro da área administrativa, um membro da área requisitante e um membro técnico;

•  O Responsável pela área administrativa encaminha ao Setor de compras que registra o processo na planilha de Controle de Processos (ano vigente) e;

•  Despacha o processo para o presidente da comissão de equipe de planejamento que fará a elaboração do estudo técnico preliminar, mapa de riscos.

4. ESTUDO TÉCNICO PRELIMINAR / ETP DIGITAL, MAPA GERENCIAMENTO DE RISCOS.

• A equipe de planejamento elabora o ETP, Mapa de Gerenciamento de Riscos e o Estudo de Viabilidade.

• O Estudo Técnico Preliminar deverá ser elaborado pela equipe, neste a equipe deverá demonstrar a melhor solução para a contratação direta. Nos Casos de dispensa de licitação nos fundamentos da Lei 8.666 Art. 24 Inc. I e II é de bom tom elaborá-lo para melhor planejamento da contratação considere fazê-lo de forma simplificada.

A elaboração dos ETP:
I. É facultada nas hipóteses dos incisos I, II, III, IV e XI do art. 24 da Lei nº 8.666, de 21 de junho de 1993 -- dispensa por valor; guerra ou grave perturbação da ordem; emergência ou calamidade pública; e contratação de remanescente de obra, serviço ou fornecimento. Nesses casos, o órgão/entidade tem a liberdade de escolher se elabora ou não os ETP, segundo critério de conveniência e oportunidade.

• O ETP deve ser lançado no ETP Digital do Sistema Comprasnet 4.0 o usuário que lançar no Sistema deve possuir senha do SIASG. Após o lançamento deverá ser gerado o PDF do ETP digital e ser anexado ao processo para a devida comprovação.

4.1.1. “A estimativa de valor da contratação realizada nos ETP visa levantar o eventual gasto com a solução escolhida de modo a avaliar a viabilidade econômica da opção. Essa estimativa não se confunde com os
procedimentos e parâmetros de uma pesquisa de preço para fins de verificação da conformidade/aceitabilidade da proposta.”

• Para aquisições de T.I. há um modelo específico de Estudo Técnico e Mapa de Riscos, e nestes casos não é lançado no ETP Digital.

• A Declaração de viabilidade ao final do ETP deve ser feita em todos os processos. O estudo é realizado pela equipe de planejamento, analisado e autorizado pela área administrativa e o Ordenador de Despesas. A Declaração tem por objetivo identificar qual a solução é mais vantajosa para Administração, considere

1.  Justificar a escolha da modalidade.
2.  Comprovar que a demanda não será atendida pelas compras compartilhadas.
3.  Justificar a impossibilidade de realizar uma licitação em caso de dispensas, inexigibilidades ou adesões.
4.  Subsidiar o ordenador de despesas na decisão de autorizar a dispensa, inexigibilidade ou adesão.

•  Mapa de Gerenciamento de Riscos confeccionar o Mapa somente nos casos em que os normativos vigentes exigirem.

•  Após finalizados os documentos a equipe de planejamento o encaminha para a área administrativa que fará análise do processo e despacha para o setor de Compras para prosseguimento

5. PAC/PGC

• O Setor de Compras verificará no DFD a informação se o(s) item(s) consta (m) no PAC/PGC do ano vigente. Caso não conste, deverá efetuar o lançamento no PAC/PGC do ano vigente, e observar que foi lançado no processo na aba “comentários” do processo no SUAP, informando o número do item lançado no PAC/PGC.

 6. ESTUDO DE ESTIMATIVA DE PREÇOS

• A Equipe de Planejamento juntamente com o demandante e área técnica deve elaborar o estudo de estimativa de preços:

• Um dos objetivos do Estudo de Estimativa de Preços, é definir o preço de referência para a contratação.

• Realizar a pesquisa de preço para a obtenção do valor estimado mediante a utilização dos dos parâmetros dispostos na IN nº 73/2020 e IN 65/2021:

• É fundamental constar formalmente nos autos os parâmetros introduzidos na pesquisa (ex: as palavras chave, o período, as especificações etc.) com a impressão da página web e dos documentos que julgar necessários, fazendo constar ainda os dados inerentes à pesquisa, tais como: responsável pela pesquisa, órgão consultado, número da licitação, meio de consulta, data da pesquisa, URL do site, CNPJ do fornecedor, quantidade e especificação do objeto, dentre outros.

•  Quando a pesquisa de preços for realizada com os fornecedores, estes deverão receber solicitação formal (e-mail) para apresentação do orçamento, sendo-lhes enviado um modelo para preenchimento, podendo ser um orçamento próprio do fornecedor contanto que possua no corpo do documento: razão social, endereço, contato, CNPJ, descrição dos itens, valor, data e assinatura do responsável.

•  Deve ser conferido aos fornecedores prazo de resposta compatível com a complexidade do objeto a ser licitado.

•  Concluída a pesquisa de preços, preencher a Planilha Padrão de Estimativa de Preços.

• A planilha Padrão de Estimativa de Preços deve ser salva em PDF, anexada no processo SUAP, o link da planilha já anexado no processo deve ser colocado no documento Estudo de Estimativa de Preços.

• Elaborar o documento Estudo da Estimativa de Preços (IN 73/2020 SG/ SEDGGD/ME) indicando-se o preço estimado.O Estudo de Estimativa de Preços deve ser assinado pela equipe de planejamento e então ser inserido no processo.

7. Termo de Referência

• A unidade demandante e o Setor de Compras, de forma conjunta, sob apoio e orientação desta, realiza a elaboração do Termo de Referência.

• Considerando a coincidência da necessidade, o Termo de Referência elaborado pelo IFMT deve ser compatível com o Termo de Referência do pregão que será aderido. Adequando somente as informações exclusivas do Campus. Exemplo: Dados do Campus como endereço, contato. Mas o prazo de entrega e demais exigências devem ser compatíveis com o Pregão do Órgão Gerenciador.

• Previamente à elaboração do Termo de Referência e a fim de se evitar especificações equivocadas, proceder-se-á a criteriosa pesquisa de mercado, para que sejam verificadas as condições e as especificidades do mercado fornecedor do objeto que se pretende aderir.

• Encerrada a pesquisa de mercado e reunidas as informações referentes à especificação, qualidade, desempenho, prazos de entrega, garantia, etc, a unidade demandante e o Setor de Compras deverão elaborar o Termo de Referência, atentando-se para as seguintes responsabilidades:

•  O Termo de Referência deve ser assinado pelo demandante, pela área de compras, pela área administrativa e aprovado e assinado pelo ordenador de despesas.

 Importante

Lei 8.666/93 Art. 15. (….)
§ 7º. Nas compras deverão ser observadas, ainda:
I - a especificação completa do bem a ser adquirido sem indicação de marca;
II - a definição das unidades e das quantidades a serem adquiridas em função do
consumo e utilização prováveis, cuja estimativa será obtida, sempre que possível,
mediante adequadas técnicas quantitativas de estimação;
III - as condições de guarda e armazenamento que não permitam a deterioração do
material.

 8. Publicação da Cotação Eletrônica/Termo de referência

• Despacho de autorização para publicação de cotação eletrônica: Antes do cadastramento da cotação eletrônica, o Setor de Compras deverá solicitar autorização para a realização do procedimento. Para isto deverá elaborar o documento conforme modelo de despacho disponível no Suap.

•  Cotação Eletrônica: O Setor de compras cadastrar o pedido de cotação eletrônica no site compras governamentais (https://www.gov.br/compras/pt-br/), e a publicação do Termo de referência no site do IFMT

•  Lançar no campo de observações da cotação eletrônica o seguinte texto:

O fornecedor participante deverá observar OBRIGATORIAMENTE, referente ao objeto de aquisição desta Cotação Eletrônica, as condições, quantidades, ESPECIFICAÇÕES e demais exigências estabelecidas em Edital específico, que esta disponível no sítio eletrônico: https://proad.ifmt.edu.br/conteudo/pagina/cotacao-eletronica_2021/ Disponibilizamos o e-mail: compras@ifmt.edu.br para eventuais esclarecimentos.

 DIVERGÊNCIA ENTRE DESCRIÇÕES DESCRIÇÃO PREVALECEM AS CONSTANTES NO EDITAL.”

• Após o encerramento da cotação eletrônica, o responsável deverá verificar a habilitação do licitante melhor classificado e caso esteja regularizado solicitar o envio da proposta.

• Caso tenha sido finalizada a cotação eletrônica sem vencedor (no caso de itens fracassados/desertos), deve-se:

1. verificar se há inconsistências na especificação do objeto ou na pesquisa de preços e então realizar os ajustes necessários:
2. Caso o provável motivo do fracasso na sessão tenha sido inconsistências na especificação do objeto ou na pesquisa de preços, a continuidade do processo de aquisição poderá ocorrer através da realização de nova sessão pública, após o saneamento de tais inconsistências.
3. Caso seja observada a inexistência de inconsistências, ou a Cotação Eletrônica tenha sido declarada deserta, a aquisição poderá ser repetida pelo sistema de cotação eletrônica (se a repetição do certame não trouxer prejuízo à Administração), ou ser feita mediante dispensa em sua forma tradicional.
4. Caso o motivo da não-aceitação da proposta tenha sido o preço acima do estimado, a aquisição deverá ser feita mediante dispensa em sua forma tradicional.

Dispensa: Nos casos de dispensas deve ser publicado o Termo de referência no site do IFMT.

9. Análise da Proposta, Habilitação do vencedor

• Após o encerramento da cotação eletrônica, o Sistema divulgará a classificação dos fornecedores participantes da cotação, indicando as propostas ou lances de menor valor. Neste momento, o responsável pela cotação eletrônica entrará em contato, através de e-mail institucional, com o fornecedor que estiver em primeiro lugar e solicitará o envio de sua proposta e catálogo. O autor da cotação eletrônica deve enviar e-mail (e-mail cadastrado no SICAF) solicitando o envio da proposta, encaminhar modelo de proposta, e informar que:

“A não apresentação de proposta de preço até a data definida será entendida como manifestação tácita de desinteresse em fornecer o material.“ Deve constar no Projeto Básico tal cláusula. Se possível após o envio do e-mail ligar para a empresa para garantir que a mesma recebeu o e-mail e reforçar sobre a solicitação.”

• Caso não logre exito, poderá entrar em contato com as 05 melhores classificadas conforme relatório do comprasnet.

• Após o recebimento da documentação, deverá avaliar se a mesma atende às especificações constantes do Termo de Referência e verificar as condições de habilitação e a regularidade fiscal e trabalhista da empresa.

• Nos casos em que seja necessário o demandante conferir as especificações do objeto com a proposta do licitante, o Setor de Compras deverá encaminhar a proposta/catálogo/folder para aprovação formal do demandante, tal ato deve ser registrado no processo SUAP;

• Caso o vencedor não esteja regular com suas obrigações, ou sua proposta não atenda as especificações do objeto a ser contratado, a Administração deverá verificar se há proposta subsequente. Caso haja, deverá convocar o fornecedor subsequente e proceder com a análise. Caso não tenha mais propostas, o item deverá ser cancelado. E neste caso efetuar a aquisição com o Fornecedor melhor colocado dos orçamentos coletados no Estudo de Preços.

10. Da habilitação, especialmente quanto à existência de sanção que impeça a participação na Cotação Eletrônica/ Dispensa.

• Sistema de Cadastro Unificado de Fornecedores - SICAF;
  Nos casos em que constam ocorrências verificar o âmbito da sanção e o prazo final;
  Ocorrências de advertências, multas não são impeditivas para contratação/aquisição.

• Cadastro Nacional de Empresas Inidôneas e Suspensas - CEIS, mantido pela Controladoria-Geral da União (www.portaldatransparencia.gov.br/ceis);

• Cadastro Nacional de Condenações Cíveis por Atos de Improbidade Administrativa, mantido pelo Conselho Nacional de Justiça (https://www.cnj.jus.br/improbidade_adm/consultar_requerido.php?validar=form)

• Lista de Inidôneos, mantida pelo Tribunal de Contas da União (https://contas.tcu.gov.br/ords/f?p=INABILITADO:CERTIDAO:0:)

• Para a consulta de licitantes pessoa jurídica poderá haver a substituição das consultas dos itens “10.5.2”, “10.5.3” e “10.5.4” acima pela Consulta Consolidada de Pessoa Jurídica do TCU (https://certidoesapf.apps.tcu.gov.br) 

11. Da Regularidade Fiscal e Trabalhista e demais comprovações

• A documentação relativa à regularidade fiscal e trabalhista, conforme o caso, consistirá em:

1. Prova de regularidade para com a Fazenda Federal, Estadual ou Municipal do domicílio ou sede do licitante, ou outra equivalente, na forma da lei;Prova de regularidade
Estadual para aquisição de mercadorias;
2. Prova de regularidade Municipal para contratação de serviços.
3. Prova de regularidade relativa à Seguridade Social e ao Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS), demonstrando situação regular no cumprimento dos encargos sociais instituídos por lei;
4. Prova de inexistência de débitos inadimplidos perante a Justiça do Trabalho, mediante a apresentação de certidão negativa;

12. Autorização do Gestor Financeiro e Ordenador de Despesas

• O Gestor Financeiro analisa o processo e encaminha para autorização de contração/aquisição do ordenador de despesas.
• O ordenador autoriza a aquisição/contratação e devolve o processo para o Setor de Compras para emitir o empenho;

13. Adjudicação

•  O processo deverá ser adjudicado pelo responsável do Setor de Compras que realizou o certame e em seguida encaminhar para homologação do ordenador de despesas.

14. Homologação

● Responsável: Autoridade Competente (Ordenador de Despesas) Após analisar o processo e tendo seguido regularmente o seu trâmite, o resultado da cotação será homologado. Para isto, deverá acessar o Compras Governamentais (https://www.gov.br/compras/pt-br/), e seguir os passos indicados a seguir:

PASSO 1: Clicar em “Comprasnet-SIASG”
PASSO 2: Clicar em “Produção”
PASSO 3: Selecionar o perfil “Governo” (utilizando o token)
PASSO 4: Clicar em Serviços do Governo → Cotação Eletrônica → Homologar
PASSO 5: Selecionar os itens que serão homologados → Clicar em “Visualizar selecionados” 
PASSO 6: Clicar em “Homologar item descrito acima” → Clicar em “Confirmar”. 

Orientações: 

• Após essa ação, deve-se juntar aos autos do processo o relatório gerado pelo sistema que inclui a sessão pública, adjudicação e homologação da Cotação dentro do mesmo relatório e anexar no processo SUAP.

12. Lançamento do Resultado da Dispensa Tradicional

11.1. Nos casos em que a cotação ou algum item seja fracassado e também nos casos de contratação de serviço/dispensa, o Setor de Compras deverá fazer o lançamento da dispensa no módulo Divulgação de Compras (https://www.gov.br/compras/pt-br/), informando como vencedor o primeiro colocado dos orçamentos do Estudo Estimativa de Preços, para isto deve-se verificar antes a habilitação (certidões) do mesmo.