O que preciso fazer antes de instruir um processo de aquisição/contratação?
certifique-se:
1. A disponibilidade no Setor de Almoxarifado/Patrimônio.
2. Se há demanda em alguma Ata de Registro de Preços vigente junto a Coordenação de Compras.
3. Se a demanda está Cadastrada no Plano Anual de Contratações de sua unidade.
A primeira etapa do processo de aquisição/contratação consiste no planejamento.
Legislações, instruções normativas são criadas e modificadas periódicamente para que o administração pública siga a premissa de planejar suas ações e evitar disperdício de recursos públicos.
Documento de Formalização da Demanda (DFD)
Após as certificações supracitadas é necessário a formalização da demanda.
O DFD é o primeiro documento para dar início a um processo de aquisição de produtos ou serviços que não estejam disponíveis no IFMT.
O DFD deve ser preenchido pela unidade requisitante, sendo o primeiro documento a ser inserido em um processo de aquisição. O processo deverá ser tramitado inicialmente para a Proad.
A partir de análise inicial da Proad, o processo será instruído para que o requisitante insira os demais documentos necessários para a modalidade de aquisição mais adequada para atender a demanda.
O DFD deve conter os seguintes elementos:
- A justificativa da necessidade da contratação;
- A quantidade de serviço ou produtos a serem adquiridos;
- A previsão de data em que deve ser iniciada a prestação dos serviços ou recebimento dos produtos;
- Indicar qual Objetivo estratégico do Plano de Desenvolvimento Institucional a aquisição está alinhada;
- A indicação do servidor ou servidores para compor a equipe que irá elaborar os Estudos Preliminares, e se necessário, daquele a quem será confiada a fiscalização dos serviços.
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Tipo de Documento: Requerimento
Modelo: Documento de Formalização da Demanda (DFD)
Estudos Técnicos Preliminares;
O que é Estudo Técnico Preliminar (ETP) ?
O planejamento das contratações públicas, no âmbito do Governo Federal, tem sido objeto de diversas iniciativas que buscam aperfeiçoá-lo e ajustá-los às necessidades reais da administração, com o intuito de conferir maior eficiência e economicidade aos processos de contratações.
O Estudo Técnico Preliminar (ETP) possui o objetivo de demonstrar a real necessidade da contratação, analisar a viabilidade técnica de implementá-la, bem como dar as diretrizes para a elaboração do Termo de Referência ou Projeto Básico.
O Documento de Estudo Técnico Preliminar será exigido como parte do processo de aquisição de bens ou serviços em diversas situações, baseado em análise do DFD.
Esse documentos é elaborado por uma equipe designada formalmente para responder pelo planejamento da contratação.
O planejamento é muito importante, pois viabiliza o controle administrativo, na medida que a sua ausência submete os órgãos, instituições e agentes públicos ao risco de cometer atos antieconômicos, ineficientes, ineficazes, sem efetividade, ilegais e/ou imorais, os quais, dificilmente, serão prevenidos ou combatidos. O sucesso das contratações tem relação direta com um bom planejamento, por isso, os documentos produzidos nesta fase devem ser vistos com uma oportunidade para definir os objetivos e prever os principais obstáculos ao seu alcance, fixar medidas de mitigação de riscos e estratégias para o sucesso do empreendimento.
A Instrução Normativa nº 40, de 22 de maio de 2020 da Secretaria de Gestão do Ministério da Economia dispõe sobre a elaboração dos Estudos Técnicos Preliminares (ETP), deixando a sua elaboração como facultativa apenas nas aquisições realizadas por meio dos dispositivos da Lei nº 8.666/1993, artigo 24, incisos I, II, III, IV e XI.
Segundo a normativa, "os ETP serão elaborados conjuntamente por servidores da área técnica e requisitante ou, quando houver, pela equipe de planejamento da contratação".
Quando é facultativo?
Dispensas enquadradas nos incisos I, II (aquisições de baixo valor), III, IV (emergência ou de calamidade pública) e XI do artigo 24 da Lei 8.666/93
Dispensas via Lei 13.979/20 (enfrentamento da COVID-19)
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Tipo de Documento: Relatório
Modelo: Estudo Técnico Preliminar - IN 40/2020
Gerenciamento de Riscos;
O gerenciamento de riscos permite ações contínuas de planejamento, organização e controle dos recursos relacionados aos riscos que possam comprometer o sucesso da contratação, da execução do objeto e da gestão contratual.
O Mapa de Gerenciamento de Riscos deve conter a identificação e a análise dos principais riscos, consistindo na compreensão da natureza e determinação do nível de risco, que corresponde à combinação do impacto e de suas probabilidades que possam comprometer a efetividade da contratação, bem como o alcance dos resultados pretendidos.
Para cada risco identificado, define-se: a probabilidade de ocorrência dos eventos, os possíveis danos e impacto caso o risco ocorra, possíveis ações preventivas e de contingência (respostas aos riscos), a identificação de responsáveis pelas ações, bem como o registro e o acompanhamento das ações de tratamento dos riscos.
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Tipo de Documento: Relatório
Modelo: Mapa de Riscos
Pesquisa de mercado e de preços
Obrigatoriamente, todas as aquisições realizadas pela Administração Pública deverão ter os seus preços justificados, conforme os artigos 7º, § 2º, inc. II, 14º e 26º, inc. III da Lei nº 8.666/1993.
Nas licitações realizadas na modalidade pregão eletrônico - pelo Sistema de Registro de Preços (SRP) ou para fornecimento imediato - a pesquisa de preços resultará em um Mapa Comparativo de Preços(Estudo da Estimativa de Preços), documento que apresentará o valor de referência de cada item (material) a licitar, de acordo com a metodologia classificada para a composição dos preços obtidos. Os preços de um item pesquisado podem ser classificados pela média, a mediana ou o menor preço, e para cada item pode ter aplicada uma metodologia diferente. Esse valor de referência estipulará o valor máximo por item a ser pago na licitação aos fornecedores vencedores.
Nas dispensas de licitação ou nas inexigibilidades, o Mapa Comparativo de Preços resultante da Pesquisa de Preços apresentará o menor valor unitário de cada item.
Nos processos de licitação, o Mapa Comparativo de Preços resultante da Pesquisa de Preços apresentará no sistema o critério de julgamento de média dos valores unitários de cada item.
A pesquisa de preços é fundamental para que as licitações estipulem um valor de referência condizente com o valor de mercado de cada material.
Quando mal feita, poderá resultar em gastos excessivos (valor de referência muito alto), ou em licitações desertas (valor de referência muito baixo).
A Instrução Normativa nº 73, de 5 de agosto de 2020, mais conhecida como IN 73/2020, dispõe sobre os procedimentos administrativos básicos para a realização de pesquisas de preços para a aquisição de bens públicos. Tais procedimentos são obrigatórios no âmbito da Administração Federal direta, autárquica e fundacional, o que é reforçado pelo TCU, que determina que as instituições federais se abstenham de realizar a "pesquisa de preços com base unicamente na solicitação de 3 (três) propostas de fornecedores, com inobservância, assim, à orientação dada pela IN 5/2014 [substituída posteriormente pela IN nº 73/2020/SEGES/ME pelo então Ministério do Planejamento, Desenvolvimento e Gestão, atual Ministério da Economia (conforme Portaria 14/2019/Ministério da Economia), no sentido de que, na realização da pesquisa de preços com vistas à formulação do orçamento estimado, sejam priorizados os parâmetros disponíveis no Painel de Preços e as contratações similares realizadas pelos demais entes públicos, dando ênfase, principalmente, às anteriores contratações similares no próprio órgão ou entidade."
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Tipo de Documento: Relatório
Modelo: Estudo da Estimativa de Preços
Termo de Referência ou Projeto Básico.
O Termo de Referência (TR) ou Projeto Básico é a condensação de informações diversas levantadas em torno de um dado objeto que – traduzido num documento – servirá de fonte para guiar a aquisição via processo licitatório, sistematizando assim as informações essenciais a respeito do objeto de interesse da Administração Pública. É elaborado na fase interna, preferencialmente por técnico com qualificação profissional pertinente às especificações do objeto. De acordo com a Lei 10.520/02, Decretos 3.555/00 e Decreto 5.450/05, a Elaboração do Termo de Referência é obrigatória em processos licitatórios.
Finalidades do Termo de Referência
- Consolidar as informações obtidas através de vários levantamentos;
- Orientar e direcionar o andamento do certame e a fase contratual;
- Fornecer informações que vão subsidiar as propostas dos fornecedores;
- Fornecer informações úteis à Comissão de licitações ou Pregoeiro.
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Tipo de Documento: Termo
Modelo: Termo de referência / Projeto Básico - Licitações