INSTRUÇÃO NORMATIVA IFMT Nº 02, DE 10 DE JUNHO DE 2019
Regulamenta as Compras Compartilhadas no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Mato Grosso.
O REITOR DO INSTITUTO FEDERAL DE EDUCAÇÃO, CIÊNCIA E TECNOLOGIA DE MATO GROSSO, no uso de suas atribuições, conferidas pelo Decreto Presidencial de 11 de abril de 2017, publicado no DOU de 12 de abril de 2017, e
- Considerando a estrutura multicampi desta Instituição;
- Considerando a necessidade de disciplinar os procedimentos relativos às compras compartilhadas no âmbito do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Mato Grosso – IFMT;
- Considerando a vantagem da realização de compras de maior vulto para a obtenção de ganhos de escala, redução de custos administrativos e maior racionalidade burocrática;
- Considerando a vantagem de se assegurar a padronização de produtos adquiridos, de modo a contribuir para a redução das assimetrias e desigualdades existentes entre os campi do IFMT;
- Considerando ainda os dispositivos presentes na Lei n.º 8.666/1993, na Lei n.º 10.520/2002, no Decreto n.º 5.450/2005, no Decreto n.º 7.892/2013, e nas Instruções Normativas SEGES/MPDG n.º 05/2014, n.º 05/2017 e SEGES/ME n.º 01/2019.
RESOLVE:
CAPÍTULO I
DAS DISPOSIÇÕES GERAIS
Art. 1º. Para os fins deste regulamento, ficam estabelecidas as seguintes definições:
I – Unidades: correspondem aos campi ou Reitoria;
II – Unidade Gerenciadora: trata-se do campus/Reitoria responsável pela condução do conjunto de procedimentos para registro de preços e gerenciamento da ata de registro de preços dele decorrentes;
III – Unidade Participante: trata-se do campus/Reitoria participante dos procedimentos iniciais do Sistema de Registro de Preços e que integra a ata de registro de preços;
IV – Intenção de Registro de Preços – IRP: trata-se de procedimento operacionalizado pelos órgãos e entidades integrantes do Sistema de Serviços Gerais - SISG para registro e divulgação dos itens a serem licitados, bem como realização de outros atos previstos na legislação pertinente.
Art. 2º. Os processos licitatórios do Instituto Federal de Educação, Ciência e Tecnologia de Mato Grosso - IFMT, em todas as suas unidades, seguirão os procedimentos para aquisições de bens e contratações de serviços definidos nesta Instrução Normativa.
Art. 3º. Todas as licitações do IFMT, quando possível, serão realizadas por Sistema de Registro de Preços (SRP).
Art. 4°. Fica determinado que os Processos Licitatórios, realizados nos moldes do art. 3º, serão elaborados de forma conjunta entre as unidades, conforme Cronograma de Execução das Compras Compartilhadas (Anexo I), compartilhado com os membros do Fórum das Compras Compartilhadas - FORCOMPRAS e atualizado pela ferramenta “Google Drive”, considerando o calendário a ser definido nas reuniões ordinárias do Conselho de Administração e Planejamento – COPLAN.
Parágrafo Único. Cada Unidade de Administração de Serviços Gerais - UASG deverá elaborar anualmente o respectivo Plano Anual de Contratações - PAC, contendo todos os itens que pretende contratar no exercício subsequente, o qual servirá de subsídio para elaboração do cronograma das compras compartilhadas.
Art. 5º. Fica determinada a criação do FORCOMPRAS através de e-mail institucional do IFMT, a ser composto pelos seguintes membros:
I – Pró-Reitor(a), Diretores e Chefes de Departamento da Pró-Reitoria de Administração – PROAD;
II – Chefes dos Setores de Administração e Planejamento dos campi do IFMT;
III – Servidores que atuam no Setor de Compras dos campi, campi avançados e Reitoria do IFMT;
IV – Servidores que atuam na área de licitação dos campi, campi avançado e Reitoria do IFMT.
Parágrafo Único. Os substitutos legais dos membros listados nos incisos I a IV também deverão compor o FORCOMPRAS.
CAPÍTULO II
DAS COMPETÊNCIAS
Art. 6º. Compete à Pró-Reitoria de Administração discutir e definir, anualmente, em conjunto com a Diretoria de Administração da Reitoria, Diretoria de Administração e Planejamento dos Campi, ou setor equivalente nos campi avançados, todos os assuntos relacionados ao planejamento das compras compartilhadas e aos processos de licitação no IFMT.
Art. 7º. Compete à Diretoria de Administração da Reitoria gerenciar o andamento dos processos de compras compartilhadas, auxiliar a Pró-Reitoria de Administração nos processos licitatórios da Reitoria e orientar os campi em dúvidas relacionadas aos certames licitatórios, inclusive agendar reuniões, caso necessário, com os representantes das unidades do IFMT para discussão dos assuntos relacionados aos processos de licitação.
Art. 8º. Compete à Diretoria de Administração e Planejamento dos campi acompanhar o processo licitatório da sua unidade, dando suporte necessário aos setores de Compras e Licitação, no que couber, e, ainda, justificar eventual atraso e descumprimento das demandas encaminhadas à sua unidade, seja esta como órgão gerenciador ou participante, bem como zelar pela comunicação entre os envolvidos e pela transparência das informações e ações que permeiam o processo administrativo.
Art. 9º. Compete aos setores de compras e licitação, cumprir os prazos estabelecidos no planejamento de compras, assim como se comprometer, institucionalmente, em dar suporte à Diretoria de Administração e Planejamento e demais setores da unidade acerca dos assuntos relacionados às etapas de planejamento de compras e processos licitatórios, bem como auxiliar no gerenciamento dos processos de compras e prestar informações em tempo hábil sobre o andamento dos certames licitatórios sob sua responsabilidade.
CAPÍTULO III
DOS PROCEDIMENTOS PRÁTICOS
Art. 10°. Os processos licitatórios serão organizados e distribuídos por Campus, conforme reunião periódica do COPLAN, a partir das demandas elencadas no PAC.
§ 1º Cada Campus, considerando a sua autonomia administrativa, deverá elaborar o seu Plano Anual de Contratações - PAC, junto aos seus setores, diretorias, núcleos, departamentos e coordenações, referente ao próximo ano calendário.
§ 2º Com base no PAC de cada Campus será elaborada uma lista de demandas em comum, consolidando as informações que serão repassadas em reunião do COPLAN para distribuição de responsabilidade pela condução dos processos licitatórios, onde os membros do COPLAN deverão adotar como critérios para a definição do responsável a afinidade, o Know-how e a estrutura de cada campus.
§ 3º. É vedada a transferência de responsabilidade pela execução de processo licitatório entre os campi, salvo quando devidamente autorizada pela PROAD, após a análise das justificativas dos interessados.
§ 4º. Cada Unidade Gerenciadora tem o dever de preencher e manter atualizadas todas as informações das licitações sobre sua responsabilidade, por meio de planilha compartilhada disponibilizada pela PROAD no google drive.
Art. 11. Cada processo será organizado e coordenado pela respectiva Unidade Gerenciadora, sendo que esta deverá encaminhar e-mail para o FORCOMPRAS comunicando às unidades interessadas o início do processo licitatório. Nesse e-mail a Unidade Gerenciadora já deverá encaminhar a lista prévia de itens e a minuta do termo de referência, que compõem a licitação.
§ 1º. A Unidade Gerenciadora, no momento da elaboração da lista de itens do processo licitatório, deverá utilizar como parâmetro os itens licitados em certame anterior para o mesmo objeto ou objeto similar no IFMT. Quando não houver licitação anterior para o objeto, a Unidade Gerenciadora deverá contemplar na lista, além dos itens que atendam à sua necessidade, os itens que atendam às necessidades de outras unidades.
§ 2º. Para as aquisições de materiais, equipamentos e serviços comuns a todas as Unidades, a Unidade Gerenciadora é a responsável por providenciar a pesquisa de mercado para cada item relacionado na lista prévia.
§ 3º. Quando o processo licitatório se referir às contratações de serviços também deverá encaminhar junto com a lista prévia dos itens, a primeira versão do estudo preliminar (Anexo V), mapeamento de risco (Anexo VI) e a minuta do termo de referência, conforme modelo padrão AGU, exceto quando a Unidade Gerenciadora não houver demanda do objeto.
§ 4º. Cientes do início do procedimento licitatório, as unidades dispõem do prazo de 15 (quinze) dias úteis para solicitar a inclusão de itens, podendo ser prorrogado pelo Gerenciador pelo prazo que lhe for cabível, encaminhando à Unidade Gerenciadora através do FORCOMPRAS a Solicitação de Inclusão de Itens preenchida (Anexo II). Junto à Solicitação de Inclusão de Itens, as unidades deverão encaminhar planilha eletrônica contendo a lista de itens devidamente especificados.
§ 5º. Quando houver solicitação de inclusão de novos itens por Unidade Participante, essa Unidade deverá fazer pesquisa de mercado e encaminhar o estudo de estimativa de preços e preços referenciais (Anexo IV).
§ 6º. Nesse momento, quando se tratar de contratação de serviços, as unidades participantes deverão iniciar a elaboração do respectivo Documento de formalização de demanda (Anexo III) e estudo preliminar (Anexo V) e mapeamento de risco (Anexo VI) de todos seus itens, contendo apenas as informações exigidas pelos normativos vigentes.
§ 7º. Na contratação de serviços, as unidades participantes deverão providenciar a pesquisa de mercado referente à sua localidade independente da inclusão de novos serviços, de modo a contemplar as especificidades locais.
Art. 12. Encerrado o prazo para solicitação de inclusão de itens, a Unidade Gerenciadora solicitará através do FORCOMPRAS que as unidades interessadas em participar do registro de preços procedam à inclusão das suas demandas na IRP no Sistema Integrado de Administração de Serviços Gerais - SIASG, utilizando para isso o Portal de Compras do Governo Federal.
§ 1º. As unidades participantes dispõem do prazo de 10 (dez) dias úteis para proceder à inclusão das suas demandas na IRP no SIASG.
§ 2º No mesmo prazo do parágrafo anterior, as unidades deverão encaminhar à Unidade Gerenciadora, no caso de contratação de serviços, o respectivo estudo preliminar e mapeamento de risco dos seus itens, assim, a Unidade Gerenciadora fará a compilação dos mesmos, visando complementar os documentos obrigatórios com suas especificidades.
§ 3º. Após análise de conformidade ou negociação pelo gerenciador o participante terá o prazo de 2 (dois) dias úteis para confirmação da demanda.
§ 4º. Cabe à Unidade Gerenciadora deliberar quanto à inclusão posterior de participantes que não manifestaram interesse durante o período de divulgação da IRP.
Art. 13. Os Setores de Compras das unidades deverão, obrigatoriamente, registrar com antecedência, através do FORCOMPRAS, a intenção de iniciar qualquer processo de licitação que não esteja previsto no Cronograma de Execução das Compras Compartilhadas, visando possibilitar a participação das demais unidades.
Art. 14. Os processos licitatórios de que trata esta IN, sem prejuízo dos demais dispositivos legais que regem a matéria, deverão observar o seguinte fluxo:
I – Elaboração do Cronograma de Execução das Compras Compartilhadas em reunião do COPLAN;
II – Início do processo licitatório pela Unidade Gerenciadora, com a devida divulgação às demais unidades através do FORCOMPRAS. Nessa etapa, a Unidade Gerenciadora já deverá encaminhar a lista prévia dos itens que compõem o processo de contratação, minuta do termo de referência, no caso de serviços também o estudo preliminar e mapeamento de risco;
III – Caso tenha interesse de inclusão de novos itens, é obrigatório às Unidades Participantes encaminhar a solicitação e o estudo de estimativa de preços. Tratando de processo licitatório de serviços, deverão nesse momento iniciar a elaboração do Documento de formalização de Demanda, Estudo preliminar e mapa de riscos;
IV – A unidade gerenciadora deve verificar/retificar/compilar os itens comuns a todas as unidades participantes e abrir o IRP no SIASG;
V – Inclusão e confirmação das demandas da IRP no SIASG pelas unidades participantes, momento em que devem encaminhar o Documento de formalização de demanda, Estudo preliminar e mapa de risco, para a contratação de serviço.
VI - Consolidar informações relativas à estimativa individual e total de consumo, promovendo a adequação dos respectivos termos de referência pela Unidade Gerenciadora;
VII – Análise Jurídica da Procuradoria Federal;
VIII – Execução da licitação;
IX – Elaboração da Ata de Registro de Preços e lançamento da data de assinatura e vigência no SIASG;
X – Encaminhamento de cópia digital da Ata de Registro de Preços assinada às unidades participantes.
Paragrafo único – O mapeamento do fluxo supracitado consta no Anexo X.
CAPÍTULO IV
DAS RESPONSABILIDADES DA UNIDADE GERENCIADORA
Art. 15. Caberá à Unidade Gerenciadora a prática de todos os atos de controle e administração do Sistema de Registro de Preços e ainda o seguinte:
I – Registrar sua intenção de registro de preços no Portal de Compras do Governo Federal;
II – Consolidar informações relativas à estimativa individual e total de consumo, promovendo a adequação dos respectivos termos de referência ou projetos básicos para atender aos requisitos de padronização e racionalização;
III – Promover atos necessários à instrução processual para a realização do procedimento licitatório;
IV – Realizar pesquisa de mercado, nos termos da legislação vigente, para identificação do valor estimado da licitação e consolidar os dados das pesquisas de mercado realizadas pelas unidades participantes;
V - Nos casos de prestação de serviços, elaborar Estudo Preliminar e Mapa de Riscos consolidado com as informações encaminhadas pelas Unidades Participantes;
VI – Confirmar junto às unidades participantes a sua concordância com o objeto a ser licitado, inclusive quanto aos quantitativos e termo de referência ou projeto básico;
VII – Realizar o procedimento licitatório;
VIII – Gerenciar a ata de registro de preços;
IX – Conduzir eventuais renegociações dos preços registrados;
X – Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes de infrações no procedimento licitatório;
XI – Conduzir o processo para republicação de itens que restarem desertos ou cancelados ao final do procedimento licitatório;
XII – Encaminhar cópia digital da Ata de Registro de Preços assinada às unidades participantes através do FORCOMPLAS e disponibilizá-las nos site correspondente à unidade gerenciadora;
XIII – Lançar a data de assinatura e vigência da Ata de Registro de Preços no SIASG, e
XIV – Aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações.
CAPÍTULO V
DAS RESPONSABILIDADES DA UNIDADE PARTICIPANTE
Art. 16. A Unidade Participante será responsável pela manifestação de interesse em participar do registro de preços, providenciando o encaminhamento à Unidade Gerenciadora o Documento de Formalização de Demanda (Anexo III), e no caso de contratação de serviços, também, o Estudo Preliminar (Anexo V) e o Mapa de Riscos (Anexo VI), adequados ao Registro de Preços do qual pretende fazer parte, devendo ainda:
I – Garantir que os atos relativos à sua inclusão no registro de preços estejam formalizados e aprovados pelo Ordenador de despesas;
II – Manifestar, junto à Unidade Gerenciadora, mediante a utilização da IRP, sua concordância com o objeto a ser licitado, antes da realização do procedimento licitatório;
III - A Unidade Participante poderá propor o Instrumento Medição do Resultado- IMR;
IV – Realizar pesquisa de mercado e estudo de estimativa de preços (Anexo IV) quando houver solicitação de inclusão de novos itens ou o objeto da licitação for à contratação de serviços;
V – Prestar, de forma tempestiva, todas as informações solicitadas pela Unidade Gerenciadora, incluindo aquelas necessárias para a elaboração de resposta a impugnação/recurso referente aos itens incluídos; e
VI – Tomar conhecimento da ata de registros de preços, inclusive de eventuais alterações, para o correto cumprimento de suas disposições.
Parágrafo Único. Cabe à Unidade Participante aplicar, garantida a ampla defesa e o contraditório, as penalidades decorrentes do descumprimento do pactuado na ata de registro de preços ou do descumprimento das obrigações contratuais, em relação às suas próprias contratações, informando as ocorrências à Unidade Gerenciadora.
CAPÍTULO VI
DO MONITORAMENTO DAS COMPRAS COMPARTILHADAS
Art. 17. A PROAD é a responsável por monitorar a execução do cronograma de Compras Compartilhadas.
§ 1º. Será designado servidor(a) do quadro da PROAD para ser o(a) responsável pela atualização do Cronograma de Execução das Compras Compartilhadas.
§ 2º. Os campi deverão indicar servidor(a) dos Setores de Compras e Licitação que será o(a) responsável pela atualização do Cronograma de Execução das Compras Compartilhadas da sua unidade.
Art. 18. As unidades deverão atualizar as informações do cronograma de execução até o quinto dia útil de cada mês.
Art. 19. As unidades que não cumprirem com o prazo acordado para execução do processo licitatório deverão apresentar justificativa, devidamente fundamentada, demonstrando as razões que levaram ao inadimplemento.
CAPÍTULO VII
DAS DISPOSIÇÕES FINAIS E TRANSITÓRIAS
Art. 20. Os anexos desta Instrução Normativa estão dispostos no site institucional da Pró-Reitoria de Administração, sendo:
Anexo I – Cronograma de execução das compras compartilhadas PDF DRIVE
Anexo II – Solicitação de Inclusão de Itens PDF DOCX ODT
Anexo III – Documento de Formalização de Demanda PDF DOCX ODT
Anexo IV – Estudo de Estimativa de Preços e preços referenciais PDF DOCX ODT
Anexo V – Estudo Preliminar da contratação PDF DOCX ODT
Anexo VI – Mapa de Riscos PDF DOCX ODT
Anexo VII – Fluxograma de Execução das Compras Compartilhadas PDF
Art. 21. Não se aplica os dispositivos desta IN aos processos licitatórios para aquisição de gêneros alimentícios, aos processos licitatórios que utilizem a produtividade como critério para a contratação, aos processos de contratação emergenciais autorizados pela PROAD e aos processos que resultarão em contrato único para todo o IFMT.
Art. 22. Os casos omissos serão analisados pela PROAD.
Art. 23. Fica revogada a Instrução Normativa IFMT nº 3, de 27 de setembro de 2018.
Art. 24. Esta Instrução Normativa entra em vigor na data de sua publicação.
Registre-se, cientifiquem-se e cumpra-se.
WILLIAN SILVA DE PAULA
Reitor do Instituto Federal de Mato Grosso